Au moment où j'ai travaillé comme consultante en ressources humaines, j'ai trébuché sur un grand nombre d'employeurs qui ne savent pas comment faire pour bien remplir leurs documents d'I-9 (vérification d'admissibilité emploi). Cela pose un problème assez important dans le cas où un agent de l'Immigration and Customs Enforcement (ICE) viendrait à travers les portes d'un audit du fichier, car chaque incorrectement remplis sur je-9 coûtera une organisation entre 100 $-1000 $ en amendes et pénalités. Par conséquent, une entreprise avec seulement 50 employés puisse regarder fines quantités dépassent 50 000 $.
En évitant les amendes de cette nature peut être très facile. Toutefois, il ne nécessite pas de suivre quelques règles simples sur la conformité de l'i-9.
Formes appropriées de document d'Identification
C'est facilement l'erreur la plus commune que j'ai rencontrés dans mes nombreuses années de Conseil en RH. En bref, entreprises vérifient pas les formulaires appropriés d'identification qui vérifient l'identité de l'employé, tant leur droit de travailler aux États-Unis. Sans confirmation de ces deux caractéristiques, les individus sont juridiquement inadmissibles de travailler aux États-Unis
Le document I-9 propose deux options quand il s'agit de documenter l'identité de l'employé et de droit au travail. La première option consiste à documenter une pièce d'identité qui vérifie les deux caractéristiques. Exemples de documents qui répondent à cette exigence sont US passeports, certificats de nationalité américaine et des cartes de résident Permanent.
La deuxième option consiste à vérifier chaque exigence par le biais de formes distinctes d'identification. Pour implémenter cette option, vous devez tout d'abord documenter une forme d'identité qui établit l'identité de l'employé. Ces documents comprendraient conduire un permis de, carte d'identité de l'État ou une carte d'électeur d'enregistrement. Ensuite, vous devez enregistrer un formulaire d'identification qui vérifie l'éligibilité de l'emploi. Ces documents comprennent les cartes de sécurité sociale des États-Unis, certificats de naissance et documents tribales amérindiennes.
Après avoir vérifié les formulaires appropriés d'identification, veillez à transcrire les informations dans les champs appropriés. Bien que cela semble un peu élémentaire, la plupart des professionnels pourraient être choqués par la quantité d'employeurs qui ont pris le temps de vérifier la documentation correcte qu'à remplir le formulaire de manière incorrecte. Bien que ceci pourrait être guère plus qu'une erreur mentale, je vous assure que les amendes ne sont pas moins raide.
Remplir formulaire complètement et correctement
Un autre problème que je trouve souvent avec je-9 s mon client, c'est qu'ils ont échoué à remplir une ou deux des principaux éléments du document. La plus commune de ces erreurs se produire dans deux endroits distincts.
La première erreur courante est que les employeurs oublient de remplir à la date de départ de l'employé auprès de la compagnie. Ce champ lorsque cette date est à insérer est au milieu du paragraphe intitulé « CERTIFICATION ».
L'erreur plus fréquent que je trouve, c'est que les employés oublient de cocher la case qui déclare leur statut de citoyen. Ainsi, les employeurs doivent s'assurer qu'ils ne font pas seulement leur part pour compléter le document, mais que l'employé a également renseigné leurs portions du document correctement ainsi.
9-S de solidaires
Garder votre je-9 s compilés en un seul endroit peut s'avérer très pratique si vous arrivé à être visité par le gouvernement. Une suggestion que je fais à tous mes clients PEO consiste à compiler je-9, s vos employés dans une reliure à trois anneaux. De cette façon, si un auditeur arriverait à arrêter dans pour une visite, vous aurez tous les documents de prêts et à portée de main pour une vérification rapide et indolore.
Détruire toute forme de copie d'identité
Cette dernière suggestion est plus d'une « pratique exemplaire » que d'une question de la conformité fédérale. Dû au fait que l'usurpation d'identité est devenue une question pressante dans notre société, détruisant tout copiés des formes d'identification est un moyen facile de limiter votre responsabilité en ce qui concerne l'usurpation d'identité employé. Puisque vous n'avez pas besoin d'avoir des documents d'identification de vos employés sur fichier pour être conforme au niveau fédéral, il n'y a aucune raison de les garder autour.
Si vous suivez ces étapes plutôt faciles et des suggestions, vous garderez votre organisation hors Cour et en vert – une combinaison gagnante de même plus élevé de normes.
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